Spørsmål og svar
Det folk lurer på.
Korte, ærlige svar om hvordan Sofie fungerer i praksis. Finner du ikke det du leter etter, hjelper vi deg gjerne i gang.
Kom i gang
Hvor lang tid tar det å komme i gang?
De fleste er i gang samme dag: fyll inn informasjonen om bedriften, koble til kalender og nummer, og sett i gang. Alt styres videre fra portalen.
Fungerer det med telefonnummeret vi har i dag?
Ja. Du beholder nummeret kundene kjenner, og viderekobler til Sofie. Vi kan også sette opp et nytt norsk nummer hvis du heller vil det.
Må vi installere noe?
Nei. Sofie kjører hos oss, og du bruker portalen i nettleseren. Det eneste som skjer på telefonsiden, er at nummeret viderekobles eller byttes.
Hva trenger dere fra oss?
Bedriftsnavn, hilsen, åpningstider, svarene på vanlige spørsmål, rutiner og en liste over ansatte med telefonnummer. Har du en nettside, kan vi bruke den som utgangspunkt.
Kan vi endre hilsen, rutiner og ansatte selv?
Ja. Navn, stemme, hilsen, åpningstider, kunnskap, scenarioer, ansatte og varslingsmottakere endrer du selv i portalen — uten å snakke med oss.
Samtaler
Snakker Sofie godt norsk?
Ja. Sofie er bygget norsk-først: norsk uttale, norske tall og datoer og en høflig, rolig tone. Hun forstår dialekter.
Kan Sofie snakke engelsk?
Ja. Hvis den som ringer snakker engelsk, bytter Sofie til engelsk. Norsk er alltid utgangspunktet.
Kan kunden avbryte Sofie midt i en setning?
Ja. Sofie stopper med en gang kunden begynner å snakke, og lytter videre. Det skal føles som en vanlig samtale.
Hva gjør Sofie hvis hun ikke vet svaret?
Da er hun ærlig: hun tar en beskjed og lar deg følge opp. Sofie finner aldri på svar som ikke står i informasjonen din, og sier tydelig fra når noe må besvares av et menneske.
Hva skjer hvis en overføring ikke besvares?
Da tar Sofie beskjed, varsler mottakerne du har valgt, og forteller kunden når dere er tilbake. Akutte saker kan rutes til et fallback-nummer.
Kan Sofie ringe kunden tilbake?
Ikke i dag. Sofie tar imot beskjed med navn, nummer og ærend, så ringer du tilbake når det passer. Utgående oppfølging er planlagt senere.
Kalender og booking
Kan Sofie booke møter i kalenderen vår?
Ja. Koble til Google Calendar eller Microsoft Outlook fra portalen, så sjekker Sofie ledige tider og booker direkte. Du får varsel om hver booking, og kunden får bekreftelse.
Hvilke kalendere støttes?
Google Calendar og Microsoft Outlook. Det er primærkalenderen din som brukes, og tider vises i norsk tid.
Hva skjer hvis tiden kunden vil ha er opptatt?
Sofie tilbyr de neste ledige tidene i stedet. Rett før møtet opprettes, sjekkes ledigheten på nytt — så dobbeltbookinger skal ikke skje.
Personvern og data
Blir samtalene lagret?
Lyden tas ikke opp. Du får transkript og sammendrag i portalen, og du kan slette dataene når du vil. Persondata lagres innenfor EU.
Får den som ringer vite at det er en AI?
Ja. Sofie presenterer seg som AI-resepsjonist i starten av hver samtale. Åpenhet er en del av produktet.
Hvor lagres dataene?
Personopplysninger og samtaledata lagres på servere innenfor EU. Les mer om hvordan vi behandler data på siden om personvern og sikkerhet.
Kan vi eksportere eller slette data?
Ja. Du kan eksportere eller slette samtaledata selv fra portalen, når du vil.
Drift
Hva skjer hvis tjenesten er nede?
Telefonen ruter da til fallback-nummeret du har valgt, og vi får varsel om feilen. Helsesjekker overvåker database, kø, kalender og telefoni hele døgnet.
Må vi følge med på noe selv?
Nei. Driftsalarmer går til oss. I portalen ser du status for kalenderkoblinger, varslingskanaler og varsler som eventuelt har feilet.
Hva skjer hvis kalenderkoblingen utløper?
Du får beskjed både i portalen og på varslingskanalene dine, og kan koble til på nytt med noen klikk.
Fant du ikke
svaret du trengte?
Kom i gang, så hjelper vi deg gjennom resten.