Logg inn Kom i gang

Juridisk

Personvernerklæring.

Her forklarer vi hvilke personopplysninger Svaria behandler, hvorfor vi gjør det, hvor lenge vi lagrer dem, og hvilke rettigheter du og de registrerte har.

Versjon 1.1 · Sist oppdatert 22. september 2026

1. Behandlingsansvarlig og roller

Behandlingsansvarlig for tjenesten er Pinecone Studio AS, organisasjonsnummer 934 001 249, Engeslandsveien 145, 4724 Iveland. Du kan kontakte oss på post@svaria.no.

Vi har to roller:

  • Behandlingsansvarlig for opplysninger om kontoen, portalen, fakturering, nettsidene våre, sikkerhet og support. Her bestemmer vi formålene og hva som er lovlig grunnlag, og du får informasjon i denne erklæringen.
  • Databehandler for opplysninger som oppstår i tjenesten på vegne av kunden: samtaler med innringere, opptak, transkript, beskjeder, bookinger, chat med slutbrukere og innholdet kunden legger inn. Kunden er behandlingsansvarlig og bestemmer formålene. Vi behandler opplysningene etter kundens instruks og bare for å levere tjenesten.

Er du sluttbruker, for eksempel innringer eller den som chatter på en kundes nettside, skal du i første rekke henvende deg til virksomheten du kontaktet. De er behandlingsansvarlige for opplysningene om deg, og vi hjelper dem med å oppfylle rettighetene dine.

Vi inngår databehandleravtale med alle kunder. Kunden genererer den selv i portalen under Databehandleravtale, og kan skrive den ut eller lagre den som PDF der.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Kategori Eksempler Vår rolle
Konto og virksomhet Navn, e-post, telefonnummer, bedriftsnavn, organisasjonsnummer, adresse og rolle. Behandlingsansvarlig
Verifisering E-postbekreftelse, engangskode på SMS og oppslag i Enhetsregisteret. Behandlingsansvarlig
Abonnement og betaling Plan, betalingsstatus og fakturahistorikk. Kortopplysninger behandles av betalingsleverandøren. Behandlingsansvarlig
Samtaler Innringers telefonnummer, tidspunkt, varighet, tale i sanntid, transkript, sammendrag og hva agenten gjorde. Databehandler
Opptak Lydopptak, når kunden har slått det på. Databehandler
Beskjeder og bookinger Navn, telefonnummer, ærend, tidspunkt og kalenderhendelser. Databehandler
Chat Meldinger, kontaktinfo den chattende selv oppgir, samt IP-adresse og tekniske data for sikkerhet. Databehandler
Nettsideinnsikt Offentlig innhold fra kundens nettside og en uttrukket bedriftsprofil. Databehandler
Ansatte og mottakere Navn, telefonnummer, e-post og arbeidstid som kunden legger inn. Databehandler
Drift og sikkerhet IP-adresse, nettleser, enhet, tidspunkt og feil- og sikkerhetslogger. Behandlingsansvarlig
Support Henvendelser og korrespondanse med kunden. Behandlingsansvarlig

Vi tilstreber dataminimering og ber ikke om flere opplysninger enn vi trenger for formålet. Tjenesten er ikke laget for særlige kategorier av personopplysninger, som helseopplysninger, religiøs overbevisning, fagforeningsforhold, biometriske data, seksuelle forhold eller straffedommer. Kunden skal ikke legge slike opplysninger inn i kunnskapsbasen eller be agenten samle dem inn.

3. Formål og rettslig grunnlag

Formål Rettslig grunnlag
Opprette og administrere kontoen og levere tjenesten Avtale, personopplysningsloven art. 6 nr. 1 bokstav b
Fakturering, regnskap og skatt Rettslig forpliktelse, art. 6 nr. 1 bokstav c, jf. bokføringsloven
Drift, feilsøking, sikkerhet og misbruksbekjempelse Berettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav f
Verifisere virksomhet og hindre misbruk av prøveperioder Berettiget interesse og rettslig forpliktelse
Forbedre og utvikle tjenesten, med aggregerte eller anonymiserte data Berettiget interesse
Driftsvarsler, support og kundeservice Avtale og berettiget interesse
Markedsføring av egne tjenester til eksisterende kunder Berettiget interesse, jf. markedsføringsloven § 15. Du kan melde deg av.
Behandle samtaler, beskjeder, bookinger og chat for kunden Etter kundens instruks. Kunden er ansvarlig for grunnlaget, typisk avtale eller berettiget interesse.
Opptak av samtaler Etter kundens instruks. Opptak forutsetter at kunden har grunnlag og informerer den som ringer.

Der behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake. Det påvirker ikke behandling som allerede har skjedd.

4. Samtaler, opptak og informasjon

Agenten presenterer seg alltid som AI-resepsjonist i starten av samtalen. Opplysningsplikten kan ikke slås av.

Opptak er valgfritt for kunden. Er opptak slått på, lagres lyden kryptert på servere i EU og slettes automatisk etter 90 dager. Transkript og sammendrag lages uansett, for at tjenesten skal fungere og for at kunden skal kunne følge opp i portalen.

Kunden avgjør om samtalene skal tas opp, og er ansvarlig for å ha rettslig grunnlag for dette og for å informere den som ringer. Agenten svarer ærlig hvis den som ringer spør om opptak.

Den som ringer, kan be om innsyn, retting eller sletting. Henvendelsen rettes til kunden, som er behandlingsansvarlig. Vi bistår kunden og sletter eller retter opplysninger etter kundens instruks.

5. Underleverandører

Vi bruker etablerte leverandører for telefon, tale, betaling, varsling og drift. Alle er bundet av databehandleravtaler, og får bare tilgang til det de trenger for å levere sin del av tjenesten.

Kategori Brukes til Behandling utenfor EØS
Telefoni og telekommunikasjon Telefonnumre, samtaleoverføring og formidling av samtaler. Ja, USA
Tale- og språkmodeller Taleigenkjenning, transkripsjon, språkforståelse og chat. Ja, USA
Kunstig stemme Syntetisk tale når kunden velger det. Ja, USA
Betaling og fakturering Abonnement, betaling og fakturahistorikk. Nei, EU
E-post og SMS Varsler til kunden. Nei, EU/Norge
Varslings- og meldingskanaler Varsler til kanaler kunden velger, som Slack og Microsoft Teams. Ja, USA
Kalenderintegrasjoner Ledige tider og opprettelse av bookinger. Ja, USA
Drift og hosting Servere, database og sikkerhetskopier. Nei, EU
Bot-vern og nettsideressurser Beskyttelse av skjemaer og chat, og skrifttyper på nettsidene. Ja/nei, USA/EU

En oppdatert liste med navngitte underleverandører er tilgjengelig for kunder på forespørsel, og kategoriene inngår i databehandleravtalen som genereres i portalen. Vi varsler kunden før vi tar i bruk nye underleverandører som behandler personopplysninger, jf. vilkårene punkt 13.

6. Overføring utenfor EØS

Opplysninger vi lagrer selv, blant annet kontodata, samtaler, transkript, opptak og beskjeder, lagres på servere i EU.

Noen underleverandører behandler opplysninger i USA, særlig under sanntidssamtaler og chat: leverandører av telefoni, tale- og språkmodeller, bot-vern og varslingskanaler, og kalenderintegrasjoner når kunden kobler dem til. Overføringen skjer med grunnlag i EUs standardvilkår for overføring etter personvernforordningen artikkel 46, og der leverandøren er sertifisert, EUs-US Data Privacy Framework. Vi har vurdert overføringene og mener de er nødvendige for å levere tjenesten.

Ønsker ikke kunden at opplysninger behandles i USA, kan tale-, transkripsjons- og chatfunksjonene ikke leveres, fordi de bygger på disse leverandørene.

7. Lagringstider

Type opplysninger Lagringstid
Konto- og kontaktdata Mens avtalen varer, og inntil 12 måneder etter avslutning.
Samtaler, transkript og sammendrag Til kunden sletter dem i portalen, og senest 12 måneder etter at avtalen er avsluttet.
Opptak 90 dager fra samtalen, deretter automatisk sletting.
Beskjeder, bookinger og kalenderkoblinger Til kunden sletter dem, og senest 12 måneder etter avslutning.
Chat-meldinger Automatisk sletting etter 12 måneder.
Opplysninger fra prøveperioden Slettes senest 30 dager etter at prøveperioden er over uten abonnement.
Nettsideprofil Så lenge kunden følger nettsiden i portalen, og senest 12 måneder etter avslutning.
Faktura- og regnskapsopplysninger 5 år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven.
Drifts- og sikkerhetslogger Inntil 90 dager, og lenger ved sikkerhetshendelser eller rettslig plikt.
Metadata for statistikk Dato, varighet, status og kostnad kan beholdes uten samtaleinnhold i inntil 12 måneder.

Etter endt lagringstid slettes eller anonymiseres opplysningene. Opplysninger kan beholdes lenger hvis loven krever det, eller hvis de er nødvendige for å fastslå, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

8. Sikkerhet

Vi beskytter opplysningene med tekniske og organisatoriske tiltak, blant annet:

  • kryptering av data under overføring og krypterte lagringsnøkler
  • kryptert lagring av tilganger og tokens
  • tilgangsstyring etter minste privilegium, med logging
  • sikkerhetskopier, overvåking og varsling ved avvik
  • databehandleravtaler og sikkerhetskrav til underleverandører
  • rutiner for å håndtere sikkerhetsbrudd

Ved brudd på personopplysningssikkerheten varsler vi kunden uten unødig opphold, slik at kunden kan oppfylle sine plikter. Når vi selv er behandlingsansvarlige, varsler vi også Datatilsynet innen 72 timer og de registrerte ved høy risiko.

9. Rettigheter og klage

Du og de registrerte har rett til:

  • innsyn i hvilke opplysninger som behandles
  • retting av uriktige opplysninger
  • sletting
  • begrensning av behandlingen
  • dataportabilitet
  • å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
  • å trekke tilbake samtykke

Er du kunde, kontakter du oss på post@svaria.no. Er du innringer eller chattende, retter du henvendelsen til virksomheten du kontaktet. Vi bistår kunden med å svare.

Vi svarer på henvendelser innen 30 dager. Er henvendelsen komplisert, kan fristen forlenges med inntil to måneder. Da gir vi beskjed og begrunnelse.

Du kan klage til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo, datatilsynet.no. Vi setter pris på om du kontakter oss først, så vi kan rette opp.

10. Informasjonskapsler og lokal lagring

Vi bruker ingen annonsering eller tredjepartssporing. Før vi laster statistikk eller chat-widgeten, ber vi om samtykke. Du kan endre eller trekke tilbake samtykket når som helst via lenken «Informasjonskapsler» nederst på nettsiden. Vi bruker:

  • Nødvendige: en sesjonskapsel som holder deg innlogget, et beskyttelsestoken mot falske forespørsler, en valgfri «husk meg»-kapsel, og kapselen svaria_consent som husker samtykkevalget ditt i inntil seks måneder.
  • Statistikk (krever samtykke): selvhostet Umami i EU (umami.vivalto.no) gir oss aggregert, anonym besøksstatistikk over hvilke sider som brukes. Umami setter ingen kapsler og lagrer ingenting i nettleseren din.
  • Funksjonalitet (krever samtykke): chat-widgeten lagrer en tilfeldig samtale-token i nettleserens lokale lagring, slik at samtalen kan gjenopptas. Den brukes ikke til å spore deg på andre nettsteder.
  • Betaling: på betalingssider bruker betalingsleverandøren nødvendige kapsler for å behandle betaling og hindre svindel.
  • Skrifttyper: hentes fra en europeisk fonttjeneste som ikke setter kapsler og ikke sporer besøkende.
  • Bot-vern: Turnstile kan behandle tekniske data for å skille mennesker fra roboter.

Du kan slette informasjonskapsler og lokal lagring i nettleseren. Da kan innlogging og chat-samtaler slutte å virke som de skal, og vi spør om samtykke på nytt.

11. Endringer i erklæringen

Vi oppdaterer erklæringen når behandlingen endres. Versjon og dato står øverst. Ved vesentlige endringer varsler vi kunder skriftlig i portalen eller på e-post senest 30 dager før endringen trer i kraft.