Personvern og sikkerhet
Dataene dine skal behandles ordentlig.
Bedriften din og kundene dine betror seg til en telefonsamtale. Da holder det ikke med gode intensjoner - derfor er personvern bygget inn i produktet.
Lagring
Hva vi lagrer - og ikke lagrer.
Vi lagrer minst mulig, og bare det som trengs for at resepsjonisten skal gjøre jobben sin.
| Data | Bruk | Lagring |
|---|---|---|
| Lyd | Strømmes i sanntid for å forstå og svare under samtalen. | Tas bare opp når du har slått på opptak. Opptak slettes automatisk etter 90 dager. |
| Transkript | Tekst fra samtalen, for samtalelogg og oppfølging i portalen. | Slettes når du vil. |
| Kontaktinfo | Navn og nummer fra beskjeder og bookinger. | Slettes når du vil. |
| Kalender | Ledige tider og opprettede møter i kalenderen du kobler til. | Så lenge koblingen er aktiv. |
| Innstillinger | Kunnskap, rutiner, scenarioer, ansatte og stemmevalg. | Så lenge avtalen varer. |
Opptak
Du bestemmer over opptaket
Noen vil ha opptak for dokumentasjon og opplæring, andre vil ikke ha lyd liggende. Derfor er opptak et valg du tar - ikke noe vi gjør bak ryggen din.
Valgfritt. Du slår opptak av eller på for agenten din, og endrer det når du vil.
Automatisk sletting. Opptak slettes etter 90 dager - lyden blir ikke liggende.
Transkript uansett. Du får alltid transkript og sammendrag i portalen, også når opptak er av.
Blir dette tatt opp?
Bare hvis bedriften har slått på opptak - det velger de selv.
Sofie svarer ærlig når kunden spør
Åpenhet
Den som ringer
vet hvem de snakker med.
I starten av hver samtale forteller Sofie at hun er en AI-resepsjonist. Ingen skal tro de snakker med et menneske når de ikke gjør det.
-
Lagring i EU
Samtaledata og personopplysninger lagres på servere i EU. Underleverandører som behandler lyd og tekst i sanntid kan gjøre det utenfor EU - alle er bundet av databehandleravtaler.
-
Opptak du styrer
Du velger selv om samtalene tas opp. Er opptak slått på, lagres lyden på servere i EU og slettes automatisk etter 90 dager.
-
Kryptert tilgang
Nøkler og tokens lagres kryptert, og tilgangen til data er begrenset og loggført.
-
Sletting og eksport
Du kan eksportere alle samtaler som CSV, og slette innholdet i én eller alle samtaler selv fra portalen. Etter sletting beholdes bare metadata som dato, varighet, status og kostnad - til statistikk og regnskap.
Underleverandører
Hva vi bruker for å snakke med kunden.
Svaria bruker etablerte leverandører innenfor faste kategorier. Alle er bundet av databehandleravtaler, og kategoriene inngår i databehandleravtalen du genererer i portalen. Den navngitte listen oppgis på forespørsel.
| Kategori | Brukes til | Rolle |
|---|---|---|
| Telefoni og telekommunikasjon | Telefonnumre og selve samtalen. | Databehandler |
| Tale- og språkmodeller | Forstå og svare på tale, lage transkript og drive chatten. | Databehandler |
| Kunstig stemme | Norsk stemme når du velger den stemmemotoren. | Databehandler |
| Betaling | Abonnement og fakturering. | Databehandler |
| E-post og SMS | Varsler til deg og dine mottakere. | Databehandler |
| Varslingskanaler | Slack og Microsoft Teams når du velger det. | Databehandler |
| Kalender | Ledige tider og opprettede bookinger. | Databehandler |
| Drift og lagring | Servere og database i EU. | Databehandler |
| Bot-vern og skrifttyper | Beskyttelse av skjemaer og chat, og skrifttyper på nettsidene. | Databehandler |
Dine rettigheter
Du bestemmer over dine data.
Som behandlingsansvarlig for bedriftens data har du rettigheter etter personopplysningsloven og GDPR. Vi gjør dem enkle å bruke.
Innsyn. Du ser alltid hvilke data som er lagret om bedriften og kundene.
Eksport. Du kan laste ned alle samtaler som CSV fra portalen.
Sletting. Du kan slette innholdet i samtaler selv, og avslutte avtalen når du vil.
Databehandleravtale. Du genererer databehandleravtalen selv i portalen, med dine opplysninger og behandlingen avtalen dekker.
Full oversikt. Roller, rettslig grunnlag, lagringstider og underleverandører står i personvernerklæringen, og reglene for bruk i vilkårene.
Ofte spurt om personvern
Korte svar på det viktigste.
Blir samtalene tatt opp?
Bare hvis du vil. Opptak slår du av og på selv i portalen. Er opptak på, lagres lyden på servere i EU og slettes automatisk etter 90 dager. Transkriptet får du uansett.
Hvor lagres dataene?
Personopplysninger og samtaledata lagres på servere i EU. Noen underleverandører behandler lyd og tekst i sanntid, og kan gjøre det utenfor EU. Alle er bundet av databehandleravtaler. Skrifttyper på nettsidene hentes fra en europeisk fonttjeneste som ikke sporer besøkende.
Får den som ringer vite at det er en AI?
Ja. Sofie presenterer seg som AI-resepsjonist i starten av hver samtale. Åpenhet er en del av produktet, ikke noe du kan slå av.
Hva skjer med dataene hvis vi avslutter?
Du kan eksportere og slette samtaledata selv fra portalen. Ved avsluttet avtale sletter vi det som er lagret, innenfor avtalte frister. Metadata som dato, varighet og status kan bli stående for regnskap.
Bruker dere underleverandører utenfor EU?
Ja. Leverandører av telefoni, tale- og språkmodeller og bot-vern er amerikanske selskaper og kan behandle lyd og tekst utenfor EU. Det vi lagrer selv - samtaler, transkript, opptak og kontaktinfo - ligger på servere i EU. Alle leverandører er bundet av databehandleravtaler, og kategoriene inngår i databehandleravtalen din.
Bruker nettsiden informasjonskapsler?
Bare det nødvendige. Nettsiden og innloggingen bruker en sesjonskapsel og et beskyttelsestoken, og kapselen svaria_consent husker samtykkevalget ditt i inntil seks måneder. Statistikk (selvhostet Umami, som ikke setter kapsler) og chat-widgeten lastes bare hvis du godtar det. Du kan endre valget når som helst via lenken «Informasjonskapsler» nederst på siden.
Trygg nok til å svare
kundene dine.
Still oss gjerne spørsmål før du bestemmer deg.