Funksjoner
Sofie er ikke en telefonsvarer. Hun svarer på telefon, chat og e-post - forstår, handler og følger opp med bedriftens egne ord, rutiner og kalender.
Tale
Sofie snakker rolig og tydelig norsk med norske tall, datoer og klokkeslett. Hun forstår dialekter, og bytter til engelsk hvis den som ringer gjør det.
Norsk først. Uttale og formuleringer er tilpasset norske kunder - ikke maskinoversatt.
Velg stemme. Flere norske stemmer i katalogen, med prøveavspilling i portalen.
Avbrytelser håndteres. Kunden kan bryte inn midt i en setning, og Sofie lytter videre.
Norsk stemme · rolig tempo · naturlige pauser
Beskjeder
Sofie spør om det som mangler, og samler navn, nummer og ærend i en ryddig melding. Du slipper å ringe tilbake til noen du ikke vet hva vil.
Ferdig sammendrag. Kort nok til å leses på mobilen, detaljert nok til å følge opp.
Riktig mottaker. Beskjeder kan gå til eier, avdeling eller flere samtidig.
Historikk. Hver beskjed ligger i portalen med hele samtalen bak seg.
Ny beskjed
Kari Hansen vil ha tilbud på bad. Ring etter kl. 15.
Leveres som e-post, SMS, Slack eller Teams
Varsling
Velg kanalene som passer bedriften. Viktige hendelser går ut med en gang - og du ser status for hver enkelt sending i portalen.
Fire kanaler. E-post, SMS, Slack og Microsoft Teams, med egne mottakere per kanal.
Automatisk retry. Midlertidige feil prøves på nytt før noe regnes som mislykket.
Testvarsel. Send en testmelding fra portalen og se at alt virker.
Varsler: ny beskjed, ny booking, feilet overføring, utløpt kalender
Booking
Sofie sjekker ledige tider i Google Calendar eller Microsoft Outlook, tilbyr kunden de neste ledige, og oppretter møtet direkte. Du slipper dobbeltbookinger og telefonlapper.
Ekte ledighet. Tidene hentes fra kalenderen din, ikke fra en gjetning.
Bekreftelse til kunden. Dato og klokkeslett bekreftes muntlig, og avtalen logges.
Ingen kollisjoner. Ledigheten sjekkes på nytt rett før møtet opprettes.
Ledig tid funnet · møte opprettet · eier varslet
Overføring
Noen henvendelser trenger et menneske. Sofie spør hva det gjelder og ruter samtalen til avdelingen eller kollegaen som kan svare.
Avdeling eller navn. Reglene bestemmer hvem som ringer hvor - ut fra fagfelt, ikke tilfeldighet.
Tilgjengelighet. Ansattes ukeskjema styrer hvem som kan kontaktes når.
Fallback. Ingen svar? Sofie tar beskjed og varsler, i stedet for at kunden forsvinner.
Overført til Tor · svarte etter 8 sekunder
Chat
Svar kundene som heller skriver enn ringer. Sofie svarer i chatwidgeten med samme kunnskap, rutiner og scenarioer som på telefon - og du følger alle samtalene i én innboks.
Samme resepsjonist. Kunnskapsbase, scenarioer og beskjeder deles mellom telefon og chat.
Én innboks. Ansatte svarer, tagger og bruker hurtigsvar direkte i portalen.
Eget utseende. Tilpass farger, hilsen og posisjon - og skjul Svaria-merket på høyere planer.
Hei, har dere ledig time på fredag?
Hei! Vi har ledig klokka 10 og 14. Passer noen av dem?
Kundens henvendelse · besvart i chatwidgeten
E-post
Kunder kan sende deg e-post i stedet for å ringe. Sofie leser meldingen, foreslår et svar med bedriftens egne ord, og du godkjenner før noe sendes.
Egen innboksadresse. Hver resepsjon får en fast adresse hos Svaria - eller du kobler eget domene.
AI-utkast, ikke autosvar. Svaret ligger klart, men går aldri ut før et menneske trykker send.
Tråder og vedlegg. Skjulte meldinger, tråding og vedlegg havner i samme samtale.
Utkast klart
Svar til Kari Hansen: «Takk for henvendelsen - vi kan hjelpe deg med det.»
E-post mottatt · svar foreslått · venter på godkjenning
Kunnskap
Alt Sofie sier, kommer fra informasjonen du har lagt inn. Hun er ærlig når hun ikke vet - og finner aldri på priser, frister eller garantier.
Kategorisert kunnskap. Tekst, spørsmål og svar, og innhold fra nettsiden din.
Formuler selv. Viktige svar skriver du nøyaktig slik de skal sies.
Ærlig når svaret mangler. «Det står ikke i informasjonen jeg har - jeg tar en beskjed.»
Svarene hentes fra din kunnskapsbase
Scenarioer
Beskriv situasjonen med egne ord og velg hva Sofie skal gjøre. Scenarioene kompileres inn i hver samtale, og høyest prioritet vinner ved konflikt.
Maler å starte fra. Sentralbord, fakturaspørsmål, klage, reklamasjon, akutt assistanse og flere.
Handlinger. Overfør, ta beskjed, book møte, si dette, eller avslutt samtalen høflig.
Prioritet. Du bestemmer hvilken regel som gjelder når to situasjoner overlapper.
Scenario · Klage
Kunden er misfornøyd → lytt, beklag, ta beskjed, og overfør til daglig leder i åpningstiden.
Produktkatalog
Last opp varene dine fra CSV, så kan Sofie svare konkret på pris, lager og beskrivelse - uten at hele katalogen fyller samtalekonteksten.
Søker ved behov. Agenten henter pris og lager når kunden spør, ikke i forkant.
Kolonnemapping. Importer med varierende kolonnenavn, fra fil eller lenke.
Alltid ferskt. Pris og lager oppdateres ved import, uten ny indeksering.
Svaret hentes fra produktkatalogen
Rapport
Se hvor mange henvendelser som kommer, hva de gjelder, og hvilke spørsmål Sofie ikke kunne svare på. Fyll kunnskapsbasen der det trengs.
Spørsmålshull. Ubesvarte spørsmål samles og klynges, så du vet hva du mangler svar på.
Månedsrapport. En oppsummering på e-post med toppspørsmål og utvikling.
Forbruk. Samtaleminutter og meldinger per måned, med varsel før du når taket.
Spørsmål Åpner dere i påsken? · Besvart
Spørsmål Sender dere til utlandet? · Mangler svar
Spørsmål samlet fra telefon, chat og e-post
Integrasjoner
Koble Svaria til systemene du bruker. Send hendelser videre med webhooks, hent data med API-et, og gi agenten verktøy den kan bruke i samtalen.
Webhooks. Ferdige hendelser for samtaler, beskjeder og bookinger.
API. Les og oppdater egne data fra systemene dine.
Egne verktøy. La agenten slå opp og utføre ting via systemet ditt.
Hendelser ut · data inn · handlinger i samtalen
Portalen
Alle samtaler, beskjeder og bookinger på ett sted, med transkript og sammendrag. Endre stemme, åpningstider, kunnskap og regler selv, når som helst.
Samtalelogg. Se hva som ble sagt, og hva Sofie gjorde videre.
Endre selv. Ingen supporthenvendelser for å justere hilsenen eller åpningstidene.
Status for alt. Kalenderkobling, varslingskanaler og drift samlet i ett bilde.
Har du et eget system? Koble det til med dokumentasjonen for integrasjoner.
Kom i gang10:14 Timebestilling · Møte booket
09:52 Fakturaspørsmål · Beskjed sendt
09:31 Ny kunde · Overført til salg
Ansattassistent
Ansatte som er ute i jobb eller mellom kunder kan ringe bedriftens nummer, bekrefte med kodeord eller PIN, og få telefonbeskjeder, chat, skjema og e-post opplest. De kan svare muntlig og får et referat på e-post.
Ingenting før verifisering. Henvendelser leses bare opp etter riktig kodeord eller PIN.
Svar med bekreftelse. Svaret leses opp før det sendes, så ingenting går ut feil.
Referat på e-post. En ryddig oppsummering av hva som ble lest og gjort.
Si kodeordet ditt, takk.
Fjellheim.
Du har tre nye henvendelser. Vil du høre dem?
Svar Ole at jeg ringer etter fire.
Sendt. Referatet ligger i e-posten din.
Kom i gang, så setter vi opp Sofie med dine ord og dine rutiner.